ANALISIS SYSTEM

4.1         Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi komponen-komponennya dengan tujuan mempelajari seberapa bagus komponen-komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka.

Analisis mungkin adalah bagian terpenting dari proses rekayasa perangkat lunak. Karena semua proses lanjutan akan sangat bergantung pada baik tidaknya hasil analisis. Ada satu bagian penting yang biasanya dilakukan dalam tahapan analisis yaitu pemodelan proses bisnis. 

Model proses adalah model yang memfokuskan pada seluruh proses di dalam sistem yang mentransformasikan data menjadi informasi (Harris, 2003). Model proses juga menunjukkan aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses. Biasanya model ini digambarkan dalam bentuk Diagram Arus Data (Data Flow Diagram / DFD). DFD meyajikan gambaran apa yang manusia, proses dan prosedur lakukan untuk mentransformasi data menjadi informasi.

External Entity melambangkan sumber data (dari mana data berasal) atau penerima informasi (tujuan akhir dari data). Contoh external entity antara lain konsumen yang memesan suatu produk, manajer yang mengevaluasi laporan penjualan mingguan, dan lain-lain.

Proses adalah serangkaian langkah yang dilakukan untuk memanipulasi data, misalnya pengumpulan, pengurutan, pemilihan, pelaporan, peringkasan, analisis dan lain-lain.

Data store adalah tempat untuk menyimpan data untuk digunakan kemudian. Nama yang pada data store ini merupakan abstraksi dari data yang disimpan. Namun detil / item data apa saja yang ada, bagaimana cara akses, atau bagaimana mengorganisasinya tidak dijelaskan dalam notasi ini.

Data flow menunjukkan aliran data dari satu tempat ke tempat lain. Perpindahan data ini dapat dari external entity ke proses, antar proses satu dengan yang lain, dari proses ke data store. Dalam penggambarannya setiap data flow harus diberi label yang menunjukkan data apa yang mengalir.

Context diagram adalah DFD ruang lingkup dari sistem yang menunjukkan batas-batas sistem, external entitiy yang berinteraksi dengan sistem dan aliran data utama antara external entity dengan sistem. Context diagram menggambarkan keseluruhan sistem dalam suatu proses tunggal. Pada proses ini diberi notasi angka 0 untuk menunjukkan ini adalah level paling abstrak dari sistem. 

Data flow yang tampak pada gambar menunjukkan ada satu data flow yang masuk ke sistem dan ada tiga data flow yang keluar dari sistem. Masing-masing data flow diberi label yang menunjukkan data apa yang sedang mengalir.

Setelah context diagram terbentuk dengan benar maka langkah selanjutnya adalah merinci context diagram tersebut dalam DFD Level 0. DFD Level 0 adalah DFD yang merepresentasikan proses-proses, data flow dan data storage utama di dalam sistem. DFD Level 0 ini akan digunakan sebagai dasar untuk membangun DFD yang level dibawahnya (Level 1, 2, 3, .. dst) atau biasa disebut sebagai dekomposisi DFD.

Masing-masing proses diberi nomor kode 1.0, 2.0, 3.0 dan 4.0. Jumlah external entity harus tetap yaitu 3 demikian puladata flow yang keluar dan masuk (input dan output) ke dalam sistem harus sama dengan pada context diagram. Sedangkan data flow yang berada di dalam sistem (yang mengalir antar proses dan atau data storage) tergantung pada proses dan data storage yang terlibat.

Ada dua data storage yaitu Goods Sold File dan Inventory File. Kedua data storage ini digunakan untuk menyimpan data dari suatu proses. Data ini juga akan dibaca / diakses oleh proses yang lain. Sebagai contoh data storage Inventory File berisi data hasil proses 3.0(Update Inventory File). Data ini akan digunakan proses 4.0 (Produce Management Reports) untuk membuat laporan yang akan disampaikan pada Restaurant Manager.

DFD level berikutnya yaitu level 1, 2 dan seterusnya diperlukan apabila level sebelumnya dirasa kurang detil. Sebagai contoh apabila DFD level 0 (Gambar 14.12) dirasa belum cukup detil menunjukkan arus data yang mengalir, maka dapat dibuat detilnya pada DFD level 1. 

Bagian yang harus didetilkan biasanya adalah proses. Detil pada level berikutnya, mungkin pada semua proses atau hanya pada proses-proses tertentu saja. DFD pada level 0 maupun level di bawahnya memiliki kesamaan aturan yang tersaji.

4.2         Teknik Pengumpulan Data

4.2.1     Teknik Wawancara

Pengumpulan data dengan menggunakan wawancara mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut :

1.    Lebih mudah dalam menggali bagian sistem mana yang dianggap baik dan bagian mana yang dianggap kurang baik.

2.    Jika ada bagian tertentu yang menurut anda kurang digali lebih dalam, anda langsung menyatakan kepada narasumber.

3.    Dapat menggali kebutuhan user secara lebih luas.

4.    User dapat mengungkapkan kebutuhannya secara lebih bebas

Selain mempunyai beberapa kelebihan tersebut, teknik wawancara juga mempunyai beberapa kelemahan. Berikut ini adalah beberapa kelemahan dari teknik wawancara :

1.    Wawancara akan sulit dilakukan jika narasumber kurang dapat mengngkapkan kebutuhannya.

2.    Pertanyaan dapat menjadi tidak terarah, terlalu fokus pada hal-hal tertentu dan mengabaikan bagian lainnya.

Berikut ini adalah beberapa panduan dalam melakukan kegiatan wawancara agar memperoleh data yang diharapkan :

1.    Buatlah jadwal wawancara dengan narasumber dan beritahukan maksud dan tujuan wawancara.

2.    Buatlah panduan wawancara yang akan anda jadikan arahan agar pertanyaan dapat fokus kepada hal-hal yang dibutuhkan.

3.    Gunakan pertanyaan jelas dan mudah dipahami.

4.    Cobalah untuk menggali mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang telah berjalan sebelumnya.

5.    Anda boleh berimprovisasi dengan mencoba menggali bagian-bagian tertentu yang menurut Anda penting.

4.2.2     Teknik Observasi

Pengumpulan data dengan menggunakan observasi mempunyai keuntungan yaitu :

1.        Analisis dapat melihat langsung bagaimana sistem lama berjalan.

2.        Mampu menghasilkan gambaran lebih baik jika dibandingkan dengan teknik lainnya.

Sedangkan kelemahan dengan menggunakan teknik observasi adalah :

1.        Membutuhan waktu cukup lama karena jika observasi waktunya sangat terbatas maka gambaran sistem secara keseluruhan akan sulit diperoleh.

2.        Orang-orang yang sedang diamati biasanya perilakunya akan berbeda dengan perilaku sehari-hari (cenderung berusaha terlihat baik). Hal ini akan menyebabkan gambaran yang diperoleh selama observasi akan berbeda dengan perilaku sehari-hari.

3.        Dapat menggangu pekerjaan orang-orang pada bagian yang sedang diamati.

Berikut ini adalah beberapa petunjuk untuk melakukan observasi :

1.        Tentukan hal-hal apa saja yang akan diobservasi agar kegiatan observasi menghasilkan sesuai dengan yang diharapkan.

2.        Mintalah izin kepada orang-orang yang berwenang pada bagian yang akan diobservasi.

3.        Berusaha sedikit mungkin agar tidak menggangu pekerjaan orang lain.

4.        Jika ada yang Anda tidak mengerti, cobalah bertanya. Jangan membuat asumsi sendiri.

4.2.3     Teknik Kuisioner

Pengumpulan data dengan menggunakan kuisioner mempunyai keuntungan yaitu :

1.        Hasilnya lebih objektif, karena kuisioner dapat dilakukan kepada orang banyak sekaligus.

2.        Waktunya lebih singkat.

Sedangkan kelemahan pengumpulan data dengan menggunakan kuisioner adalah sebagai berikut :

1.        Responden cenderung malas untuk mengisi kuisioner.

2.        Sulit untuk membuat pertanyaan yang singkat, jelas, dan mudah dipahami.

Berikut ini adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk membuat kuisioner menghasilkan data yang baik :

1.        Hindari pertanyaan isian, lebih baik pilihan ganda, karena responden biasanya malas untuk menulis banyak, dan jika reponden menuliskan sesuatu sering kali susah untuk dipahami. Dan juga dengan pertanyaan pilihan ganda, akan memudahkan Anda untuk melakukan rekapitulasi data hasil kuisioner.

2.        Buatlah pertanyaan yang tidak terlalu banyak.

3.        Buatlah pertanyaan singkat, padat, dan jelas.

4.3         Jenis kebutuhan

4.3.1     Functional Requirement

Kebutuhan yang terkait dengan fungsi produk, misalnya sistem informasi harus mampu mencetak laporan, sistem informasi harus mampu menampilkan grafik, dan lain-lain.

4.3.2     Development Requirement

Kebutuhan yang terkait tools untuk pengembangan sistem informasi baik perangkat keras maupun perangkat lunak, misalnya sistem informasi dikembangkan dengan menggunakan alat bantu Eclipse untuk pengembangan dan StarUML untuk pemodelan.

4.3.3     Deployment Requirement

Kebutuhan terkait dengan lingkungan di mana sistem informasi akan digunakan baik perangkat lunak maupun perangkat keras. Contoh kebutuhan ini misalnya sistem informasi harus mampu berjalan pada server dengan spesifikasi perangkat keras memory GB DDR3, processorlntel Xeon Quad Core, dan spesifikasi sistem operasi Ubuntu Server 9.

4.3.4     Performance Requirement

Kebutuhan yang terkait dengan ukuran kualitas maupun kuantitas, khususnya terkait dengan kecepatan, skalabilitas, dan kapasitas. Misalnya sistem informasi tersebut hams mampu diakses oleh minimal 1000 orang pada waktu yang bersamaan.

4.3.5     Documentation Requirement

Kebutuhan ini terkait dengan dokumen apa saja yang akan disertakan pada produk akhir. Dokumen yang biasanya dihasilkan pada tahap akhir pengembangan sistem informasi antara lain dokumen teknis (mulai dan dokumen perencanaan proyek, analisis, desain, sampai pengujian), user manual, dan dokumen pelatihan.

4.3.6     Support Requirement

Kebutuhan yang terkait dukungan yang diberikan setelah sistem informasi digunakan. Dukungan teknis tersebut misalnya adanya pelatihan bagi calon pengguna.

4.3.7     Miscellaneous Requirement

Kebutuhan ini adalah kebutuhan-kebutuhan tambahan lainnya yang belum tercakup pada beberapa kategori kebutuhan yang telah terdefinisi di atas.